想象这样一幅图景。你一直在负责公司的一项重大流程变更。在发送电子邮件更新并与关键利益相关者会面之后,你终于准备好推出你的计划了。换工作的第二天,你就开始收到一些心怀不满的同事发来的信息,全都是三个字:

“没人告诉我……”

这是一个令人沮丧但在各种规模的公司都很常见的经历。如果没有一个良好执行的内部沟通策略,必要的信息就会丢失、错过或忽略。

与客户、合作伙伴和招聘人员沟通一样,内部沟通也需要同样程度的谨慎和规划。不过,设计或改进内部通信程序可能会令人望而生畏。这就是为什么我们在这里向您展示如何创建一个成功的项目,同时避免典型的障碍,以加强您的员工沟通策略。

为什么你需要重新考虑你的内部沟通计划

在职场中,有效的沟通比以往任何时候都重要。随着越来越多的公司选择长期远程工作在美国,越来越明显的是,企业的工作环境将不会恢复到疫情前的正常水平。

虽然远程工作有其好处,但也让一些员工感到与工作和雇主脱节。一项研究发现,55%的美国劳动力打算在未来12个月内找新工作.这种“伟大的辞职”重新强调了员工敬业度,进而强调了内部沟通。

在这种新的环境下,你的内部沟通策略不能依赖于“设定了就忘记”的方法。它需要积极主动、全面而富有创造性,以培养当面对面接触点消失时失去的联系。

好消息是,大多数内部沟通主管正在接受他们的角色和职责的变化。根据《加拉格尔行业状况报告》只有5%的组织会在2020年保持他们已经实施的实践.其余的公司正在计划重大的文化、流程和系统变革。

一个有意的内部沟通计划可以帮助组织管理不断变化的工作环境带来的日益增长的影响。这是一个绝佳的机会,让企业重新思考如何与经常被遗忘的受众——自己的员工——沟通。

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制定内部沟通策略的7个步骤

创建一个内部沟通计划是一个持续的协作练习。它需要从领导层那里获得优先级和支持,还需要经常与整个企业的经理进行检查。

那么,如何启动内部沟通策略呢?

以下是成功开展内部沟通计划的七步指南:

1.评估你当前的内部沟通策略

你可能已经有了一些内部沟通流程,所以最好从研究开始。现在是时候评估哪些有效,哪些无效了。

在修改内部沟通策略时,你应该立即解决以下问题:爱游戏官网皇

  • 你目前的表现:你目前的策略效果如何?你最大的优点和缺点是什么?目前谁参与制定和执行你的计划?你可以增加谁来改进它?
  • 你最终会在哪里:你的内部沟通计划的目标是什么?你的听众是谁?是整个组织还是某个特定的业务部门?这些问题的答案将是你设计战略时的北极星。
  • 你打算怎么去那里:要实现你的目标需要什么(在资源、预算或工具方面)?什么样的内容最能引起员工的共鸣?
  • 需要多长时间:对于你的团队来说,需要多长时间和一个现实的时间表有什么不同?
  • 谁是参与:你现在的团队太小了吗?厨房里的厨师太多了吗?评估你当前的策略应该指出你可以在哪些方面增加或精简你的内部沟通团队。

回答或至少计划解决这些问题对于重新评估你的策略很重要。在深入战术细节之前,你的回答将阐明你的大局愿景。

2.设定现实的目标和时间表

你新的内部沟通策略不会在一夜之间神奇地改变员工的体验。这些事情都需要时间,所以让你的目标切合实际是很重要的。

制定更明智的目标的一种方法是查看内部基准,并注意你认为自己可以立即产生影响的地方。爱游戏官网皇你可能还想发送一份调查,以更好地了解员工想从你的项目中得到什么。

为了开始这段对话,你可能会问的一些初始问题包括:

  • 你希望你的内部沟通策略能为你的公司带来什么?
  • 哪些领域工作得很好,为什么这些领域工作得很好,哪些方面需要改进?
  • 你想多快达到目标?
  • 根据你公司的规模、优先级和员工对共享信息的期望,有哪些沟通工具或平台可用?

回答这些问题可以让你更清楚地了解你希望内部沟通策略实现的目标。这些目标将作为你制定战略的蓝图,然后随着时间的推移不断发展和保持它。

当你制定目标的时候,试着确保它们能实现维持——遵循S.M.A.R.T.来逻辑换句话说,你的目标是:

  • 具体的:用清晰、简单的语言定义你想要完成的目标,让你的团队都能理解。
  • 可衡量的:创建里程碑和目标,可以帮助你看到朝着目标的各个方面取得的进展。
  • 可以实现的有远大的抱负是件好事,但你需要知道你的目标是可管理的、现实的。
  • 有关在这种情况下,你需要创建与团队发展相关的目标,并与你的商业模式无缝连接。
  • 基于时间的:为实现目标设定一个具体的时间表,以保持问责制,并为反思自己的表现创造机会。

3.确定你追踪成功的关键指标

就像你业务的大多数其他方面一样,你的内部沟通策略可以也应该是可衡量的。要做到这一点,你需要选择能够显示你的策略是否有效的核心指标。

这些统计数据将帮助您确定您的同事是否使用了所提供的资源。这意味着你可以剖析你的策略,了解哪些方面需要更多关注,哪些可以跳过。例如,你可能会发现你的团队压倒性地倾向于一个渠道而不是另一个,或者某些部门更关注行政领导的沟通,而不是同事或团队经理的沟通。

有些东西,比如坊间反馈,是无法衡量的。尽管如此,建立在对员工数据体验的理解基础上还是很重要的。以下是一些可以考虑的潜在指标:

社会的股票

许多组织忽视的一个指标是你的内容获得的社交分享量。研究表明,员工们已经做到了在社交媒体上的平均连接数是标准品牌的10倍爱游戏官网皇.让你的员工分享业务更新不仅能让他们感觉与公司有联系,还能帮助实现你的业务目标。

与一个像斯普劳特的内部通讯工具爱游戏体育官网首页,您可以按网络、内容或用户分析总份额,以便更好地了解整体覆盖范围。

员工敬业度指标

员工多久阅读一次你的内部内容?他们会评论、点赞、分享或开始讨论你的内容吗?衡量你的整体内容参与度指标可以让你了解你的员工使用最多的是什么。

你的人力资源和人力团队也可能对员工敬业度有额外的见解,这取决于他们为自己的项目收集信息的方式。如果你不经常与他们合作,那就联系他们。他们可能会用自己的数据补充你的内部沟通报告。

项目管理问题

向远程和混合工作的过渡引发了团队计划规范的巨大变化。项目管理已经数字化,这在某些领域简化了沟通,但在其他领域可能会造成障碍。

组织层面的技术采用一直是个挑战吗.如果远程工作人员不了解项目的进展情况,可能会导致脱节和沮丧。在某些情况下,这甚至会促使他们去找新工作

为了保持员工的积极性,要主动地与团队讨论项目管理瓶颈。通过工具或平台建立交流标准可能会有好处。

4.细分和规划你的受众

一旦你知道什么可以支持你的内部通讯策略,是时候确定目标对象了。你的内容应该总是针对特定的受众,即使它是内部的。弄清楚什么样的信息和格式能在你的企业中引起不同员工的共鸣是很重要的。

另一个主要的误解是,要有一个成功的内部沟通策略,你必须让所有人都参与到所有的信息中,以达到透明度——这是不正确的。虽然你的员工希望了解新闻和公司信息,但过多的细节会让他们忽视最新的消息。

战略性地规划你的沟通方式可以最大限度地减少信息过载。与领导者和内部主题专家合作,讨论哪些类型的内容对他们的团队是必要的或有帮助的。你的内部沟通策略应该专注于在正确的时间把相关信息传递给正确的人,而不是把同样的信息发送给每个人(无论角色、位置或部门)。

5.建立审批流程

制定内部沟通策略的一个关键部分是为你的内容创建一个审批流程。这将防止任何不必要的错误,机密评论或新闻意外地发布到团队的错误部分。

首先,你需要确定谁或哪个团队拥有你的内部通讯策略。如果你没有专门的内部通信资源,谁来阅读、撰写或批准你发送的消息呢?

接下来,您需要知道每个部门的涉众可以为内容批准流程做出哪些贡献。在大多数情况下,这种责任落在营销团队身上——这是有充分理由的。这些团队成员对自己传达公司声音、品牌和整体形象的能力最有信心。

你的营销团队几乎参与了每一次公司更新和活动,这意味着他们可以轻松地策划最新的内容,并为同事指出与相关趋势相关的行业特定资源。所有这些能力在领导时都是至关重要的员工倡导工作.另一个重要的能力——也是营销人员天生具备的能力——是制作简洁而有影响力的社交信息,并与所分享的平台相关。

6.确定你的内部沟通工具

某些消息最适合于特定的渠道。内部流程更改可能更适合于电子邮件更新,而快速公告可能在内部消息平台上获得更大的吸引力。

Slack是一个很棒的内部信息和聊天服务它可以与您已经使用的工具集成,以获得更流畅的工作体验。无论你是在分享内部文件,还是希望在不开启无休止的电子邮件链的情况下计划特定的活动,Slack都可能是你的首选。

也就是说,内部沟通不仅仅是更新和公告。这是信息在公司内部流动的方式,无论这些信息是来自高管、部门经理还是项目经理。

如果你没有适当的技术基础设施来支持你的内部沟通计划,现在是时候采取行动了。最近的一项研究发现77%的远程工作者相信他们受到了公平的对待在拥有一流技术解决方案的公司。爱游戏体育入口登录相反,只有32%的远程工作者认为,在技术解决方案不尽如人意的公司,他们受到了公平对待。爱游戏体育入口登录

你使用的技术可能是为远程和办公室员工创造更公平体验的关键。如果你想帮助员工保持满意度,你就需要进行投资。

7.评估你的进展并优化

你的关键绩效指标不应该仅仅用于跟踪进度。从中学习,不断优化你正在做的事情,以获得最好的结果。对你的沟通策略进行季度甚至每月的评估,并将其纳入你的工作流程。

定期进行脉搏调查可以帮助你追踪员工对你的沟通内容和节奏的感受。一定要留下一些问题让他们公开反馈,这样他们就有机会坦率地分享他们的想法。你可以问的问题包括:

  • 你认为我们的内部沟通如何?
  • 我们是否竭尽所能保持公司愿景的透明?
  • 哪些挫折限制了你与他人合作?
  • 你认为我们可以加强部门间的沟通吗?
  • 是什么阻碍了你每天的内部沟通?
  • 我们在哪些方面可以最大程度地提高公司的沟通?

当你不断地重新评估你的内部沟通策略时,让人们知道你在倾听。分享你的经验教训,以及你打算如何调整策略以促进透明度和信任。

职场沟通的最佳实践

如今,越来越多的公司开始意识到单向沟通已经成为过去式。那些觉得自己被倾听的员工更有可能留在雇主身边,并为团队做出有意义的贡献。

以沟通为基础的敬业战略应该让每个员工都感到受教育、知情和有动力。

这些最佳实践将帮助你不断改进你的策略,并确保你有效地使用内部沟通渠道。

1.跟上你的听众

在过去,你可能在共享午餐空间或与其他部门的同事联系时听说过一些有趣的公司举措。现在,这些休闲的接触点很难获得。为了随时了解整个组织正在发生的事情,你需要变得有创造力。

以下是一些适合混合动力的想法,可以给你一些灵感:

  • 加入Slack或Teams频道.无论是工作谈话还是随意的闲聊,它们都是了解员工感兴趣的内容以及他们谈论的项目的有价值的工具。
  • 成立一个内部沟通委员会.成员可以负责提供重大计划和即将到来的庆祝活动(如生日和工作纪念日)的最新消息,以便在全公司的会议上适当地庆祝他们。
  • 创建虚拟意见箱.内部沟通倡议的想法可以也应该来自四面八方。创建一个虚拟意见箱可以让任何人站出来提出新的想法,让你的公司保持联系。

2.把交流变成对话

职场沟通,无论是内部的还是外部的,都不应该是单向的。为了创造一个更具包容性的工作场所,促进员工之间富有成效和有意义的对话是很重要的。爱游戏全站下载

这可以通过在公司会议结束时留出问答环节的空间来实现,让员工知道他们可以向谁提出其他问题,并定期请求对内部沟通计划的反馈。

员工参与计划和工作场所沟通是发展业务时需要关注的两个最重要因素。如果你想鼓励进化,你需要鼓励你的同事加入对话。

3.给经理提个醒

如果你对公司的决定或计划有疑问,你该问谁?

很有可能你的经理就是你的首选。经理是第一个回答直接下属问题的人,这使他们成为分布式员工队伍中的关键角色。

在全公司范围内发布公告或推出新项目时,一定要提前向经理提供谈话要点。这将帮助他们为直接下属可能遇到的任何潜在问题做好准备,从而为你和你的领导团队减少额外的工作。这也有助于确保你在公司的每个层面都能分享统一的信息,

4.尝试一种新的方法来建立公司文化

人们对公司文化的态度发生了转变。诱惑乒乓球桌和免费饮料已经失去了光泽。现在,人们需要的是一种工作文化重视尊重、平衡和责任

虽然这些新的文化要求看起来像是桌上的赌注,但它们都是说起来容易做起来难。幸运的是,强有力的内部沟通实践可以培养一种问责文化。通过发送清晰、一致的更新信息,阐明绩效评估和晋升等内部流程,你可以创造出所需的自上而下的透明度,以确保每个人都得到尊重和信息。

沟通目标需要在整个企业中共享和体现,从高管和经理到低级别员工,每个人都应该接受新趋势。你的内部沟通和员工倡导策略对员工来说越自然,他们就越有可能最终认为自己是团队的一员。

5.让员工成为品牌的倡导者

说到有效的沟通策略,重要的是要考虑如何授权员工放大你的信息。无论是在职还是在职,千禧一代和z世代都对品牌的真实性提出了更高的要求,这使得雇主品牌比以往任何时候都更加重要。

员工将继续成为公司最重要的声音,确保在与新员工、潜在客户、客户、同事和所有人联系时的真实性。

通过将您的员工转变为内容营销人员,您将点对点动态引入到您的内部沟通策略中。这可以增强你的雇主品牌,增加你获得更好的领导、更合格的员工和更强的业务业绩的机会。

为了将宣传嵌入到当前的传播目标中,重要的是要考虑如何帮助员工传播直接感兴趣和影响他们的内容,同时通过使用正确的工具使过程变得简单。

制定内部沟通内容策略

内部沟通程序以内容为基础。为了让你的员工了解最新的工作情况并参与其中,你需要创建和分享能引起他们兴趣并吸引他们阅读的内容。

如果你不确定这是什么样子,这里有一些建议,可以帮助你决定何时与员工分享什么。

挑选高价值的内容

在你分享一篇文章、视频或信息图表之前,问问自己,你在策划的内容对你的观众来说是否真的有意义——或者你只是在填补一个空白。

近三分之二的员工工作时忽略电子邮件约三分之一的受访者表示,他们曾忽略来自人力资源部的电子邮件。为了确保你的信息被注意到,你需要找到能引起同事共鸣的内容。如果你不确定那是什么样子,试着问下面的问题:

  • 怎样才能让员工主动花时间在你的员工宣传平台上阅读和分享内容?
  • 怎样才能让员工在这个项目上的投资获得个人回报呢?(一些例子可能包括激励、职业发展机会、认可、社会参与和影响力。)

改变你分享的东西

你的内部沟通内容策略应该寻求激励员工阅读、参与和分享。为了保持他们的兴趣,策划不同的内容选择,以适应不同经验水平的人。例如,新员工可能会翻阅品牌内容来了解他们的新雇主,但经理可能对行业文章或领导技巧更感兴趣。

下面是一些你可以用来改变内部沟通内容的方法:

  • 品牌内容通过您的网站、博客和其他自有媒体,让员工及时了解业务发展和新闻。爱游戏官网皇他们会觉得与你的公司联系更紧密,也会更有信心与他们的关系网谈论这件事。
  • 工作清单证明公司有成长的机会,并授权员工利用任何机会推荐奖励贵公司提供。
  • 事件展示你公司对社区、教育和市场地位的承诺(在团队成员在贸易展览上发言的情况下)。
  • 识别对于新员工来说,升职、获得媒体报道、客座博客和团队简介会加强公司对爱游戏官网皇员工成长的承诺,并为彼此的成就灌输自豪感。
  • 行业的文章提供个人发展的机会(无需搜索网页的麻烦)和品牌建设,将员工定位为共享高质量信息的可信赖资源。

创建一份公司通讯

如果你有很多信息要分享,你可能会从发布公司内部通讯中受益。员工通讯可以帮助分散的团队聚集在一起,成为有用信息的一体化中心。此外,他们把原本可能是多封电子邮件的内容浓缩成简单、易于阅读的格式。

如果你有兴趣写一份公司通讯,下面有六个步骤:

  1. 收集员工反馈。为了确保你的团队尽可能多地从通讯中获得信息,发送一份内容偏好调查。例如,你可以让你的团队选择他们喜欢如何访问可用的内容,这降低了员工不敬业或信息不足的风险。
  2. 提供正确的新闻和信息.过快地让你的团队超负荷工作,就会增加他们忽略你的简报的机会。仔细考虑员工在每周或每月结束时需要访问的信息类型。记住,你分享的信息应该简明扼要,并与接收信息的团队相关。
  3. 记住你的行动号召.CTA不仅仅是驱使你的客户购买商品。员工通讯也可以使用cta来鼓励员工采取下一步行动,例如在社交媒体上分享信息,填写公司调查,或报名参加培训或新计划。爱游戏官网皇
  4. 加强主题行.就像你不会给客户发送主题乏味的电子邮件一样,确保你的公司内部通讯值得员工在繁忙的日程中点击。
  5. 保持你的通讯清晰,没有行话.确保你的员工通讯内容是可扫描且易于阅读的。这意味着要添加要点、简介、图片和大量的空白。
  6. 让你的团队参与进来.把你的员工看作客户。就像你试图说服他们购买或推荐其他客户一样,给他们同样沉浸式和深入的时事通讯体验。这可能包括精心策划的社交内容分享,部门聚光灯和反馈请求。

你下一步的内部沟通策略是什么?

是时候重新关注那些经常被忽视的受众了。一个强大的内部沟通策略可以提高员工的敬业度,从而提高生产力、盈利能力和减少人员流失率——所有这些都可以帮助你的业务在远程和混合工作中蓬勃发展。爱游戏全站下载

当你重新考虑你的内部沟通计划时,一定要温习一下基础知识员工宣传而且雇主品牌.这些资源将帮助你建立一种策略,让你的同事,从新员工到你的领导团队,都知道并高兴。