成功举办虚拟会议或活动的5个技巧

与COVID-19大流行限制旅行和拥挤的面对面聚会，虚拟会议和活动已经取代了面对面的会议和活动。在网络研讨会、发布活动和行业会议之间，似乎有比以往任何时候都多的活动，而不是这些干扰减缓计划。

由于这些虚拟活动现在非常普遍，准备工作和既定的策略是脱颖而出的关键。虚拟事件并不是一个新概念。直接面向消费者的企业通常只有数字业务爱游戏全站下载产品发布而社交媒体功能只会让这爱游戏官网皇些变得越来越容易。

如果你是第一次主持一个虚拟会议或活动，用这些技巧武装自己，获得成功的经验。

虚拟会议和活动的类型

只要你提前做好必要的计划，很多面对面的活动都可以转化为数字体验。有大量演讲和演讲者的行业会议是在虚拟环境中进行的，但你也必须考虑一下面对面活动中常见的网络部分是如何在虚拟环境中工作的。人们参加这些类型的活动部分是为了即兴对话和卫星网络活动。

除了行业会议，我们还看到了许多虚拟活动的例子，包括节日、音乐会、产品发布会、公司聚会甚至欢乐时光。爱游戏全站下载几乎所有类型的活动都有虚拟的替代方案。

1.预算，预算，预算

仅仅因为这是一个虚拟的活动，并不意味着你可以放弃你的预算。是的，你可以省下印刷、现场技术支持、场地预订和标牌等费用，但不能完全省去营销费用。虚拟活动的开销确实比面对面活动要低，但活动越多，出席人数越多，你需要的预算就越多，尤其是支持技术的预算。

取代活动场地的是你将用来举办活动的软件或应用程序。参与者的数量，包括演讲者和与会者，以及您期望的互动水平将决定您将使用的管理平台的类型。一些活动完全在Instagram直播上进行，而另一些则是预先录制的视频，在预定的时间发布。

赞助是活动策划的重要组成部分，所以如果你还想发送赠品或举办虚拟欢乐时光，一定要根据虚拟活动的需要调整你的赞助计划。那个在活动现场的实体店?它现在可以是一个在线dropship商店与特别的交易或提供与会者..

与虚拟活动相关的其他预算项目还包括:大量的社交媒体推广、实时字幕、评论审核以及活动结束后托管视频和文件。爱游戏官网皇像网络研讨会和全天直播这样的小型活动不需要所有这些，所以你应该回顾一下你应该优先考虑什么，以及你可以从预算中削减什么。

2.混合直播和预先录制的视频

决定你的日程安排，参加你不想错过的演讲是会议的重要组成部分。参加虚拟会议的好处是，你通常可以观看你错过的演讲。但是，如果你只是以后才能观看，那参加还有什么意义呢?通过有趣的直播、虚拟休息室或讨论聊天和其他互动材料，增强您的活动，使其对现场与会者更具吸引力。

预先录制的视频可以让演讲者摆脱任何技术问题，如果需要还可以进行编辑。在每次会议结束时，你可以让演讲者通过视频直播或在聊天室回答问题，就像面对面的活动一样。

加州科学院曾经有一个周刊夜现场活动．每个活动都有一个主题，包括相关的演讲者和演示。疫情期间，博物馆将这些每周一次的活动转化为“虚拟夜生活”和“夜校”，两者都是直播活动，反映了他们的亲身经历。在Facebook直播上播放这些视频可以鼓励人们评论，还可以保存视频供未来的参与者观看。

直播，是否开启Facebook Live比如Instagram或其他流媒体平台，这些平台对每个人来说都更具互动性，如果参与者需要付费的话，还会增加价值。

将这两种类型的视频混合在一个活动中，可以让它变得有趣和难忘，克服了严格的预先录制视频可能存在的陈腐因素。

3.准备好演讲者

对于一个完全虚拟的活动，确保你的演讲者准备充分。大型活动应该测试网速、技术舒适度和麦克风检查。直播和使用任何你选择的活动平台对你的演讲者来说都可能是一种新的体验，所以最好让他们为可能遇到的情况做好准备。他们会被要求亲自主持评论吗?他们需要为幻灯片演示共享屏幕吗?

需要准备的常见场景包括:

• 为你的演讲者寻找最佳的物理环境，以减少干扰和清晰的声音。测试、练习和准备设备，以确保所有扬声器都以大致相同的声音水平广播，以避免观众意外地改变音量。
• 如果共享屏幕或者是直播，告诉你在电脑上关闭什么，比如暂停所有通知。
• 评论还是不评论?理想情况下，你会有一个单独的人来主持评论，这样演讲者就可以专注于他们的演讲。无论哪种方式，确保他们熟悉活动的行为准则，以及如何处理攻击性评论
• 技术问题。如果演讲者的技术故障、软件故障或幻灯片不能用怎么办?为所有这些可能出现的问题准备好备份计划。

最后，演讲者是你活动的另一个推广来源。你想让他们宣传他们的演讲，这样他们现在的观众就会觉得这个活动值得参加。为了让演讲者更容易做到这一点，准备一些宣传材料理想的社交媒体规模爱游戏官网皇并建议配文。这样，他们所要做的就是安排内容并粘贴标题。

4.为与会者设定期望

无论是大型行业会议还是单一主题的直播，你都需要有效地传达与会者的期望。抽出时间参加一个活动，却发现话题太宽泛，或者针对不同的受众，这是很糟糕的。要清楚这个活动是什么，是为谁举办的。它如何从其他虚拟赛事中脱颖而出呢?

如果你要将现场活动转换为虚拟活动，那么你应该讨论一下主要功能将如何在网上呈现。对与会者来说，欢迎招待会和主题演讲部分是什么样的?就像任何事件一样，发布一个时间表。让他们知道这是否是预先录制的，是否有评论，演示文稿是否会被保存，以及交互将会是什么样子。与会者视频是打开还是关闭?标签是实时推特还是补充微博聊天是可能的吗?

动漫展上这是一项历史上吸引了超过13万名参与者的活动，于2020年全虚拟化。为了复制现场体验，活动安排了比赛、大量演讲、在线展厅、观赏会等活动。

让与会者很容易建立一个活动时间表，并在该参加的时候有正确的链接。如果正在使用活动平台，请发送如何使用的指南，以及是否需要下载。易访问性特征比如现场字幕和翻译也应该考虑在内。通过虚拟活动，您可以选择扩大您的出席人数基数，并有效地产生更多潜在的潜在客户和有意义的参与。那些无法前往现场的人现在可以参加虚拟活动了。

最后，留出社交时间，特别是如果这是一个行业会议，通常会有这个部分。赞助商主办的欢乐时光，一对一的快速对话和主题休息室都是鼓励社交的方式。无论你决定在哪个平台举办活动，都要鼓励与会者填写完整的个人资料，这样他们就可以更容易地与行业同事联系。

5.计划促销:前、中、后

市场营销，尤其是在社交媒体上，将是你准备工作的很大一部分。爱游戏官网皇为社交媒体广告付费是必须的爱游戏官网皇数字事件但是不要忘记活动登录页和时事通讯发送。之类的事件爱游戏体育官网首页Sprout Sessions Digital 2020在活动开始前制定一个完整的促销计划。这种努力也不会在活动当天结束——虚拟活动提供了大量机会，在活动结束后的几周内重新利用直播和数字内容。

幸运的是，虚拟事件可以很容易地跟踪你的投资回报率。之间的社交媒体倾听爱游戏官网皇，关键字和标签分析报告通过数字广告分析，你可以了解你的广告活动表现如何。

MozCon2020年，现场活动将实现数字化。登录页面清楚地说明了与会者可以从虚拟方面期待什么。更好的是，他们的活动后促销包括一个付费视频包，如果你错过了参加，你可以购买。

举办具有视频会话的虚拟活动意味着您现在拥有了一个可用内容的宝库。将内容转换为其他格式，如播客，引用图形和长篇文章。

在活动结束后，感谢每个参与的人，并使用后续调查来了解下次你可以做些什么。这些调查结果也可以成为明年活动推广的推荐信。

结论

计划和准备是成功举办虚拟会议或活动的支柱。当每个参与的人——演讲者、与会者、主持人——都知道该期待什么以及如何参与时，这将使体验更加顺畅。虚拟活动的优势在于成本较低，观众人数更多，易于跟踪分析，但这并不意味着你应该节省其他必要的项目。

虚拟活动领域正变得越来越拥挤，所以你需要有效地传达为什么你的活动是要参加的，而不是其他人。额外的功能，如直播和现场问答，将提高与会者的参与度。

为举办自己的虚拟会议或活动感到兴奋，但需要一些灵感?使用社会听看看有哪些局部空白可以填补。